Faire la promotion d’un évènement sur les réseaux sociaux en 2020

Les réseaux sociaux sont des outils incontournables pour faire la promotion d’un évènement en 2020. Grâce à eux, vous pourrez donner de la visibilité à votre event et échanger avec de futur participants. Voyons comment procéder !

Le community management

Qui dit réseaux sociaux dit gestionnaires de communautés ! Vous devez mettre aux manettes des personnes connaissant les usages des réseaux sociaux et de leurs pratiques. Un BadBuzz peut rapidement survenir en cas de maladresse. La meilleure façon de s’en prévenir est d’avoir une bonne équipe.

Constituer une équipe de Community Managers

Choisissez votre team. Si vous avez la possibilité d’avoir plus de deux Community Managers pour l’événement, définissez bien ce qu’ils devront faire et quelles seront les tâches de chaque Community Manager. La stratégie et la planification sont les clés du succès. Plus l’équipe est grande et meilleure doit être la communication et la coordination entre tout le monde.

Les outils de vos Community Manager

Plusieurs types d’outils doivent être prévu et mis en place :

  • les outils de communication de l’équipe de CM
  • les outils de gestion des réseaux sociaux tels que Buffer ou Hootsuite
  • les outils de création de contenus visuels
  • une éventuelle app pour des concours

L’importance de la communauté

Très peu d’organisateurs prennent en compte qu’une des clés pour faire fonctionner un événement sur les réseaux sociaux est la communauté qui le soutient. Si les personnes qui, par exemple, tweetent un événement ou téléchargent des photos sur Instagram ont le sentiment de faire partie d’une communauté, d’une tribu, le succès de l’événement est quasi assuré. Vous n’avez pas besoin de leur dire de le promouvoir sur leurs réseaux sociaux. Ils le feront parce qu’ils en ont envie.

Si vous parvenez à leur faire sentir que l’événement leur appartient, le succès dans les réseaux sociaux est presque garanti.

Stratégie de l’usage des réseaux sociaux avant l’événement

reseaux-sociaux-evenementAvant de commencer à créer la stratégie d’un événement de réseautage social, vous devez définir :

  1. Analyse de l’événement
  2. Objectifs recherchés

Analyse des événements

Posez-vous les bonnes questions :

  • L’événement dispose-t-il ou non d’un site web pour diriger les utilisateurs ?
  • S’agit-il d’un événement connu ou inconnu ?
  • Est-ce la première fois que cela se fait ou y a-t-il eu d’autres éditions ? S’il y a eu d’autres éditions, comment s’est déroulée la stratégie de réseautage social au cours des années précédentes ?
  • L’événement dispose-t-il déjà de réseaux sociaux actifs ? Publie-t-il régulièrement ? Les publications ont-elles des interactions ?
  • A-t-il une communauté ?
  • La stratégie social media de l’événement fait-elle partie du plan de marketing et de communication ou chacun suit-il sa propre logique ?
  • Les organisateurs comprennent-ils l’importance des médias sociaux dans un événement  ?
  • De combien de temps disposez-vous pour créer et mettre en œuvre la stratégie ?
  • Avez-vous le budget nécessaire pour mettre en œuvre la stratégie des médias sociaux ? L’une des lois immuables du marketing est la « loi des ressources », qui garantit que « sans fonds adéquats, aucune idée ne peut voir le jour ».

Objectifs social media avant un événement

Que recherchons-nous dans l’utilisation des réseaux sociaux avant un événement ?

Fondamentalement, deux objectifs :

  1. Sensibilisation à la marque. Que le public cible sache que l’événement va avoir lieu et qu’il soit informé de ce qui va s’y passer.
  2. Amener les utilisateurs sur le site web pour qu’ils puissent acheter les billets ou réserver les invitations si l’événement est gratuit.

Ciblage

  • Quel est notre public cible dans les réseaux sociaux avant un événement ?
  • À qui s’adresse notre stratégie et nos actions dans les réseaux sociaux ?

Pour mener à bien toute stratégie de marketing, l’utilisateur doit être placé au centre de la stratégie. Et là, la question est très simple : que cherche une personne lorsqu’elle suit un événement dans les réseaux sociaux ?

Une grande partie de la stratégie et des actions mises en œuvre doivent répondre à cette question.

Les participants veulent aussi être informés de ce qui se passe dans cet événement : horaires, lieu, intervenants, vente de billets…

Mais dans une stratégie de diffusion d’un événement dans les réseaux sociaux, il faut aller un peu plus loin. Les participants potentiels de l’événement ne sont pas seulement notre public cible, mais aussi ceux qui nous aident à aller plus loin et à toucher un public plus large.

La stratégie et les actions doivent donc être différentes pour chacun de ces publics cibles.

Création des comptes sociaux

Il faut créer vos comptes et de commencer à publier le plus tôt possible sur les différents réseaux sociaux pour promouvoir l’évènement. Si possible six mois plus tôt.

Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn… ?

  • Facebook. Bien que la portée des publications sur Facebook diminue, Facebook reste le leader en terme de fréquentation. Il est fondamental d’avoir une page sur Facebook.
  • Twitter. Il s’agit d’un réseau social qui, surtout pendant l’événement, est fondamental pour raconter tout ce qui se passe. Il nous aidera beaucoup dans la stratégie précédant la célébration de l’événement.
  • Instagram. Le réseau social tendance, il remplit le premier objectif que nous avons vu auparavant (la notoriété de la marque), mais pas le second (amener les utilisateurs à se rendre sur le web pour acheter des billets). Comme on ne peut pas mettre de liens (sauf dans la bio et dans les stories si vous avez le compte vérifié). Si l’événement concerne une activité visuelle (mode, peinture, sculpture…), il est intéressant de l’avoir. La possibilité de faire des reportages et des vidéos en direct lui donne un plus.
  • LinkedIn. Si l’événement s’adresse à des professionnels, c’est une bonne option.

Rédaction de la charte éditoriale

Quel ton utiliser dans les réseaux sociaux ?

Il est important de définir le ton que nous voulons donner aux réseaux sociaux de l’événement car il doit être en accord avec le type d’événement. En fin de compte, les réseaux sociaux sont également fondamentaux pour donner à l’événement une âme.

Créer un plan de promotion avant l’événement dans les réseaux sociaux

Cette section comprend la planification et la mise en place d’un calendrier pour établir le plan de publication sur les réseaux sociaux et les actions à mener.

Prévoyez un plan de promotion qui débute quelques semaines avant. Chaque semaine, planifiez une ou plusieurs annonces. Et rassemblez dans un outil en ligne : jour, heure, contenu…

Prévoir un plan de crise

Vu l’époque chahutée, l’organisation d’un évènement n’est pas une activité sans risques. Comme nous l’avons écrit par ailleurs, la crise se gagne avant sa survenance. Établir un plan de crise en amont est indispensable pour être prêt au cas où il arriverait quelque chose de fâcheux.

Publications sur les réseaux sociaux avant l’événement

Dans cette section, nous devons tenir compte des objectifs que nous avons :

  1. Sensibilisation à la marque
  2. Emmener les utilisateurs sur le site web pour acheter/télécharger des billets
  3. Répondre aux besoins de la personne qui a suivi les comptes de l’événement

Que faut-il publier sur les réseaux sociaux avant l’événement ?

promouvoir-evenement

  1. Annoncer l’événement lui-même : Rappelez les dates, le lieu, les heures, les conférences, les participants…
  2. Informez régulièrement sur les prix de votre événement : Les Early Birds ont toujours du succès. N’oubliez pas que l’un des objectifs est d’amener les utilisateurs sur le site web pour acheter des billets ou télécharger les invitations. Vous pouvez aussi offrir des réductions à vos fans.
  3. Partagez les stories de la préparation de l’événement, les anecdotes de l’équipe… : Il montre le côté plus humain de l’événement. C’est un très bon moyen de faire d’impliquer la communauté et de varier le type de contenu.
  4. Partage les actualités liées au thème de l’événement : Vous pouvez varier le type de contenu et ne pas vous contenter de publier des informations sur l’événement lui-même.
  5. Créer un hashtag unique pour tous les réseaux sociaux : Même si cela semble évident, de nombreux événements oublient cette règle de base.
    Utiliser et promouvoir le hashtag spécifique de l’événement dans tous les contenus publiés dans les plateformes sociales, et les jours précédant la célébration.
    N’importe quel endroit est bon pour promouvoir le hashtag, tout comme la signature du courriel, les images, les graphiques informatiques, les articles, etc. et pour en augmenter la portée afin que le message atteigne plus de personnes.
  6. Concevez des images spécifiques à partager sur les réseaux sociaux avec des informations sur les événements et des appels à l’action
  7. Créez des images spécifiques de chaque conférencier. Partagez-les ensuite sur vos réseaux sociaux (toujours avec un lien vers le web). Et, très important, mentionner les orateurs afin qu’ils les partagent également avec leur communauté. Exemple avec le SEO Camp.
  8. Créez des concours dans lesquels vous donnez des billets pour l’événement. Une façon de créer plus d’attentes et de faire connaître l’événement avant qu’il n’ait lieu est d’organiser un concours ou une tombola de billets parmi les fans d’un réseau social. C’est une action qui les motivera et contribuera à faire passer le message. C’est un moyen d’attirer et de fidéliser.
  9. Publiez les enquêtes sur Twitter : Les enquêtes sur Twitter sont faciles à créer et rapides à répondre pour rendre ce réseau plus dynamique.
  10. Créez de courtes vidéos dans lesquelles vous annoncez les intervenants et les conférences…
  11. Profitez du fait que vos conférenciers soient aussi des influenceurs. Ils peuvent partager les contenus de l’évènement où ils apparaissent. Faites un webinaire gratuit dans lequel ils interviennent, …
  12. Social Media Advertising : Si vous avez du budget, créez des annonces payantes sur les réseaux sociaux. Vous savez que l’algorithme de Facebook ne permettra pas à vos messages d’atteindre toutes les personnes qui suivent votre page d’événement, vous devriez donc utiliser la publicité pour atteindre plus de personnes. Pensez aussi au re-marketing, il présente un grand avantage pour les audiences personnalisées de Facebook car il vous permet d’afficher des publicités pour les personnes qui ont visité votre site web.

Veille des réseaux sociaux

Si vous programmez la grande majorité des publications, vous aurez le temps de surveiller en permanence sur les réseaux sociaux ce que la communauté dit de l’événement.

Il faut être attentifs pour répondre à tous les doutes qui peuvent surgir et interagir avec les followers ou abonnés.

Conclusion

En 2020, il est inimaginable d’organiser un évènement sans profiter des réseaux sociaux pour lui donner de la visibilité. Cela nécessite méthode et stratégie

 

A propos de l'auteur

Régis Vansnick

Régis Vansnick  (23 articles)

Titulaire d'un DESS en marketing (3ème cycle) et d'un mastère en sciences économiques. Prof d’e-marketing à la haute école Lucia De Brouckère et Entrepreneur, créateur de la société Dkoop dont les principales activités sont la formation à l'usage des réseaux sociaux et le conseil en stratégie. Mon proverbe favori : "If you want to go quickly, go alone; if you want to go far, go together."

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